Hablar en Grupo

Interés de la Audiencia

o ¿Está tratando de convencerla de tomar acción?
o ¿Desea persuadirla sobre algo en particular?
o ¿Está entregando información?
o ¿Usted desea inspirar o entretener?
o Se debe considerar el real interés el auditorio, por tal motivo la exposición debe orientarse o adaptarse en tal sentido.

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• Reunir el máximo de información sobre las materias

• Ayudas visuales: pancartas, transparencias, diapositivas, películas, gráficos, PC.

• Tiempo de preparación: 1 a 5 Horas para 5 minutos

Esquema

No trate de cubrir muchos puntos en una charla.

• 5 minutos para uno o dos puntos

• 30 minutos cinco puntos

Para cada punto se requiere:

1. Pruebas - evidencias - ejemplos - anécdotas

2. Antes de esquematizar las ideas, poner claro en su mente cual es la impresión formal que Usted quiere transmitir en la audiencia.

3. Lo principal debe estar al principio y al final.

4. Se debe memorizar con claridad las ideas para la frase de apertura y cierre, lo cual permite una impresión inicial y final contundente.

Debe efectuarse la apertura en forma directa, vigorosa e impactante

Existen dos propósitos en la apertura:

• Captar la atención

• Comunicarles cual es materia a tratar

Preparación de la Exposición

• Escriba cada idea que Usted quiere presentar

• Agrupe ideas similares y de un orden lógico

• Relate el punto más importante

Cada punto de la charla debe orientarse hacia un clímax, esto es, la impresión final que se desea implantar a la audiencia. Esto será así mientras esté invitando a la acción o resumiendo información.

No hable muy largo tiempo. Esta es la regla general de un Relator; 15 a 20 minutos es ideal. El máximo tiempo que puede escuchar una audiencia, es una hora.

Tal como la brevedad, la flexibilidad es una virtud. Observe la última información que se ha entregado en la reunión, Usted debe cambiar el énfasis en el último minuto si los puntos fueron cubiertos por el relator anterior, o bien el tiempo puede escaparse; Usted debe entonces efectuar cortes y decidir que se debe omitir; ello será fácil si se planea esa posibilidad y ello permitirá acortar la charla sin destruir el mensaje esencial.

La mayoría de las charlas intentan informar o instruir. A continuación se muestran cuatro aspectos que permiten hacer claras ideas complejas:

1. Enumere sus puntos a medida que Usted relata. Diga, “El punto número uno es.... “El segundo punto es ...”

2. Use términos que su audiencia comprenda. Si se relata un tema complejo referido a técnicas o procesos, se debe usar palabras conocidas.

3. No permita que la audiencia haga aritmética mental. No espere que la audiencia haga sumas o restas; hágalo Usted por ellos.

4. Ilustre sus ideas. Use ayudas visuales con cuadros de palabras creativas, haga descripciones vivenciables, use frases y palabras representativas, cite directamente a gente famosa, cada cual quiere una buena historia. Si usa bromas, asegúrese de no ofender a nadie, asegúrese de la importancia del punto que está relatando.

Ensayos

Para asegurarse que la charla tiene el tiempo suficiente debe ensayar su charla como si esta fuera real, pula sus ideas y la exposición: es esencial. Se puede ensayar solo, pero es mejor hacerlo frente a alguien. Una mala presentación solo acrecienta malos hábitos.

Para escuchar como suena su voz para la audiencia, use una grabadora. Nosotros podemos pensar que conocemos como suena nuestra voz, ya que nos escuchamos al momento de hablar. Sin embargo, es conveniente observar si existen los énfasis y pausas adecuados en el relato, lo que permitirá utilizar un lenguaje más eficiente.

Si usa ayudas visuales, verifique los detalles del proyector, sistema de sonido y la sala misma. Verifique que el material está ubicado en un punto donde no bloqueará la visual de los asistentes.

Presentación

Usted está en el auditorio, la audiencia espera, su nombre es anunciado y Usted se dirige al podium. Es el momento de efectuar el relato.

No se sorprenda si se siente nervioso; unos pocos nervios la ayudarán a estar alerta, cuide lo que está haciendo. Es mejor estar levemente excitado que no estar tenso y hacer el relato excesivamente aburrido. Recuerde que Cicerón, uno de los más grandes relatores públicos, a menudo experimentaba “mariposas” y “me pongo pálido al comienzo de mis charlas”.

Haga que su audiencia esté con Usted, no en su contra. Ellos realmente desean que Usted tenga éxito y rogarán por Usted. Desean aprender algo suyo, se podrá dar cuenta que en cuanto inicie su charla, la tensión inicial se irá. Concéntrese en su mensaje y no en Usted mismo, mientras más cuidado tenga en la entrega de su mensaje, Usted hablará más entusiastamente, se sentirá y sonará más confiado.

Una manera de lograr la confidencia es pensar en la audiencia como una sola persona a la cual se está explicando. En el camino eso es fácil. No cabe ninguna duda que no importa cuanta gente se encuentre en el auditorio, cada uno está escuchando solo para él. Usted realmente se está comunicando persona a persona.

Si Usted se preocupa de tener una profundidad natural, voz resonante, tiene suerte. Si no y esa es la mayoría de los casos, hay mucho que uno puede hacer para mejorarlas.

Primero, tómese el tiempo para anunciar cada palabra en forma clara y completa. No es necesario ir aprisa a través de su charla. Brinde a cada palabra lo que requiere. La fluidez, después de todo, no tiene que ver con labia o hablar rápido. Tiene que ver con ideas dirigidas a un claro y permanente estado de paz.

Segundo, no es necesario gritar. Si usa micrófono, este permitirá proyectar su voz a la sala; si no lo usa, puede ganar mayor volumen hablando en tono bajo.

Un tono bajo permite dejar sus cuerdas vocales sueltas y relajadas. Usted no puede emitir un sonido chirriante. El bajo tono proyecta su voz más fuertemente que el alto, dándole autoridad.

Tercero, use suficiente variedad de vocales; varíe la forma de su charla; varíe el volumen y tono de su voz - el énfasis puede alcanzarse pausando un momento, para luego hablar suavemente pero con gran firmeza.

No lea su texto a menos que sea necesario hacerlo. Es mucho mejor relatar desde anotaciones; Usted se verá hablando espontáneamente y directamente a la audiencia. La única vez cuando ello puede ser apropiado, es al referirse a un detalle técnico, legal o financiero, donde las palabras deben ser exactas y correctas. Y si Usted tiene que leer el texto, este debe estar suficientemente fijo en la mente como para hablar naturalmente, casi conversando; mire a la audiencia a menudo.

Una clave efectiva para charlas es mantener el contacto visual con la audiencia. Dirija sus ojos a diferentes personas en la sala. A medida que mueve sus ojos de un lado a otro, los asistentes piensan que Usted está hablando personalmente con ellos.

Use gestos naturales. Muchos relatores posicionan sus manos sobre el atril, lo cogen firmemente y nunca lo sueltan; otros indiferentes o sus manos firmemente unidas.

Tan importante como la voz, son los gestos, el contacto visual, estas son técnicas para captar efectivamente la audiencia.

“Debería recordarse... esas son áreas para practicar lejos de la audiencia”, acota Dale Carnegie.

Dictar charlas llegará a ser una actividad que Usted encontrará divertida y buscará la oportunidad de hacerlas.

Esquema de Charla

Para su elección, debe considerarse el tipo de materia a comunicar:

Introducción/Cuerpo/Conclusión

a) La Introducción capta la atención. Prepara al auditorio para lo que viene. Los pone en estado mental receptivo.

b) En el Cuerpo, desarrollar sus puntos principales, sopórtelos con hechos, figuras, ilustraciones, anécdotas y argumentos.

c) La Conclusión contiene la idea central, la resume y destaca.

Formula de los cuatro pasos

a) ¡Ho- Humm! Capta la atención. Haga una aseveración, use una cita famosa, haga preguntas que sugieren la respuesta deseada.

b) ¿Por qué se plantea la materia? Cuente al auditorio por qué el tema es importante para ellos.

c) Por ejemplo! Presente su idea central y de ejemplos específicos sobre lo que Usted está hablando.

d) ¿Para qué? Pedir a la audiencia tomar una acción específica. Asegúrese que está dentro de sus posibilidades hacerlo.

Ocasiones especiales

a) Introducir otro relator

• Nombre

• Dar título exacto

• Curriculum Vitae

• Indicar la materia de interés

b) Presentando un premiado

• Decir por qué se premia

• Decir por qué el auditorio se interesa en la persona que recibe el premio

• Decir por qué merece el premio

• Felicitar al premiado y expresar los buenos deseos de cada uno

c) Aceptando un premio

• Dar sinceros agradecimientos

• Acredite a los que lo ayudaron

• Indique que significa para Usted; destaque su belleza o utilidad y diga donde lo pondrá o como planea usarlo

• Finalice con otra expresión sincera de agradecimientos